Web-to-Print für Unternehmen: Printprozesse digitalisieren und automatisieren

Was ist Web-to-Print?

Web-to-Print bezeichnet Systeme, mit denen Druckprodukte direkt im Browser erstellt, individualisiert und für die Produktion vorbereitet werden können.

Statt für jede Änderung eine Grafikdatei an Marketing, Agentur oder Druckerei zurückzuspielen, arbeiten Nutzer mit vorgegebenen Templates. Bestimmte Inhalte wie Namen, Kontaktdaten, Bilder, Preise oder Standorte können verändert werden, während Gestaltung, Schriften, Farben und Positionen geschützt bleiben.

So lassen sich beispielsweise Visitenkarten, Flyer, Anzeigen, Broschüren, Aufkleber, Roll-ups oder andere Marketingmaterialien dezentral erstellen – ohne dass dabei jedes Mal ein komplett neuer Gestaltungsprozess beginnt.

Unsere Web-to-Print-Lösungen verbinden dafür browserbasierte Bearbeitung mit automatisierter Druckdatenerstellung und individuellen Bestellprozessen.

Wo Printprozesse unnötig aufwendig werden

Der eigentliche Aufwand entsteht bei Printprodukten häufig nicht beim Druck, sondern in den vielen Arbeitsschritten davor.

Ein Standort benötigt einen Flyer. Die Kontaktdaten ändern sich. Eine Niederlassung braucht Visitenkarten für neue Mitarbeitende. Eine Anzeige soll mit einem anderen Ansprechpartner erscheinen. Die Marketingabteilung prüft anschließend, ob alles korrekt umgesetzt wurde, bevor die Datei an die Produktion weitergegeben werden kann.

Bei wenigen Vorgängen funktioniert das noch gut. Steigt die Zahl der Standorte, Partner, Produkte oder Bestellungen, entstehen jedoch schnell wiederkehrende Abstimmungsschleifen.

Typische Herausforderungen:

• immer wiederkehrende manuelle Anpassungen
• unterschiedliche oder veraltete Dateiversionen
• Abstimmungen per E-Mail
• fehlerhafte Kontaktdaten oder Inhalte
• manuelle Freigaben
• uneinheitliche Gestaltung
• zusätzlicher Aufwand bei verschiedenen Sprachen oder Ländern
• händische Übergabe der fertigen Druckdaten an die Produktion

So funktioniert ein digitaler Web-to-Print-Prozess

Ein Web-to-Print-System kann einen wiederkehrenden Printprozess von der Auswahl des Produkts bis zur Produktion abbilden.

1. Vorlage auswählen

Nutzer wählen beispielsweise eine Visitenkarte, einen Flyer oder eine Anzeige aus einem zentralen Portal aus. Die Grundgestaltung ist bereits hinterlegt und entspricht dem Corporate Design.

2. Inhalte personalisieren

Nur die dafür vorgesehenen Bereiche können verändert werden. Je nach Anwendung lassen sich beispielsweise Namen, Adressen, Kontaktdaten, Bilder oder Produktinformationen anpassen. Andere Gestaltungselemente bleiben geschützt. Damit entsteht ein klar definierter Spielraum: So individuell wie nötig, so standardisiert wie möglich.

3. Daten prüfen und freigeben

Bevor ein Produkt bestellt wird, können automatische Prüfungen oder individuelle Freigabeprozesse greifen. Abhängig von Rollen, Ländern, Standorten oder Produkttypen lassen sich unterschiedliche Workflows hinterlegen.

4. Druckdaten automatisch erzeugen

Nach Abschluss der Bearbeitung erstellt das System eine druckfähige Produktionsdatei. Manuelles Öffnen und Nachbearbeiten in einem Grafikprogramm entfällt.

5. Produktion oder Bestellung auslösen

Über Schnittstellen können die Daten anschließend direkt an eine Druckerei, ein Shopsystem oder einen anderen Produktionsprozess übergeben werden. Aus vielen einzelnen Arbeitsschritten wird damit ein durchgängiger digitaler Workflow.

Wann sich Web-to-Print besonders lohnt

Nicht jeder Flyer braucht ein Web-to-Print-System. Bei einmaligen, frei gestalteten Kampagnen ist ein klassischer Kreativprozess häufig weiterhin sinnvoll. Seine Stärke spielt Web-to-Print dort aus, wo ähnliche Materialien regelmäßig erstellt, angepasst oder bestellt werden.

Besonders interessant ist das beispielsweise für Organisationen mit:

• mehreren Standorten oder Filialen
• vielen Mitarbeitenden
• Händler- oder Partnernetzwerken
• regelmäßig wechselnden Kontaktdaten
• internationalen Strukturen
• unterschiedlichen Sprachversionen
• vielen wiederkehrenden Printprodukten
• festen Corporate-Design-Vorgaben
• individuellen Freigabeprozessen
   

Ein gutes Beispiel sind Visitenkarten. Statt jede Karte einzeln zu setzen und zur Freigabe zu verschicken, werden Daten in ein definiertes Template übernommen. Bestellung, Freigabe und Druck können anschließend automatisiert weiterlaufen.

Web-to-Print als Teil einer vernetzten Plattform

Besonders interessant wird Web-to-Print, wenn die Lösung nicht isoliert betrachtet wird.

Informationen, die für Printmaterialien benötigt werden, liegen häufig bereits an anderer Stelle vor: Mitarbeiterdaten im CRM, Produktinformationen im ERP oder PIM, Bilder und Logos im Digital Asset Management. Über Schnittstellen können diese Daten automatisiert in den Web-to-Print-Prozess einfließen.

Damit muss beispielsweise eine Adresse nicht erneut eingetragen werden, wenn sie bereits zentral gepflegt wird. Auch freigegebene Bilder, Logos oder Kampagnenmaterialien können direkt aus einem Digital Asset Management oder Marketingportal übernommen werden. DAM und Web-to-Print ergänzen sich dabei besonders gut: Das DAM stellt die richtigen Inhalte bereit – Web-to-Print macht daraus anpassbare und produktionsfähige Kommunikationsmittel.

Wie weit eine solche Plattform gehen kann, zeigt beispielsweise das ADAC Marketingportal. Dort werden unter anderem Asset Management, Web-to-Print, Freigabeprozesse und weitere Marketingfunktionen innerhalb einer zentralen Plattform miteinander verbunden. So wird aus einem einzelnen Online-Editor eine digitale Infrastruktur für wiederkehrende Marketing- und Produktionsprozesse.

Fazit

Web-to-Print ist vor allem dort sinnvoll, wo Printmaterialien nach einem ähnlichen Muster immer wieder erstellt, angepasst und bestellt werden.

Standardisierte Templates schützen das Corporate Design, während Mitarbeitende, Standorte oder Partner die notwendigen Inhalte selbstständig anpassen können. Werden zusätzlich Freigaben, Druckdatenerstellung und Produktionsanbindung automatisiert, reduziert sich nicht nur der Gestaltungsaufwand – der gesamte Prozess wird einfacher.

Der größte Nutzen entsteht deshalb häufig durch das Zusammenspiel verschiedener Systeme: Web-to-Print, DAM, Shops oder CRM können zu einem durchgängigen digitalen Workflow verbunden werden.