PROJEKTE
AbstractFlow – Kongress- & Abstract-Management
Zentrale Plattform für Einreichung, Begutachtung und wissenschaftliches Programm
Für den Deutschen Verband Ergotherapie e.V. haben wir eine maßgeschneiderte Plattform entwickelt, die den gesamten Ablauf des jährlichen Ergotherapie-Kongresses steuert – von der Einreichung der Beiträge über die anonyme Begutachtung bis zum veröffentlichten wissenschaftlichen Programm. Das System bündelt Einreichende, Gutachter:innen und die Kongressleitung an einem Ort und ersetzt verstreute E-Mails, Tabellen und manuelle Abstimmungen durch klar strukturierte, nachvollziehbare Abläufe.
Technische Umsetzung:
- Rollenbasierte Zugänge für Referent:innen, Co-Autor:innen, Gutachter:innen, Abstract-Leser:innen und Administration
- Einreichungs-Assistent mit Entwürfen, Fristensteuerung und thematischer Verschlagwortung
- Anonyme Begutachtung nach einem strukturierten, mehrdimensionalen Kriterienkatalog
- Erklärung von Befangenheit bzw. Interessenkonflikten mit fairer Berücksichtigung in der Auswertung
- Automatische und themenbasierte Zuordnung von Gutachter:innen
- Sessionplanung mit Räumen, Zeiten und Drag-and-Drop-Organisation
- Öffentlicher Programmplaner ohne Login, mobil optimiert
- QR-Codes je Session mit direktem Sprung in die öffentliche Detailansicht
- Serverseitige PDF-Erzeugung für Programm und Abstract-Zusammenfassungen
- Diskussionsfunktion mit Kommentaren und Antworten je Beitrag
- Dokumenten- und Downloadbereich mit rollenabhängiger Sichtbarkeit
- E-Mail-Benachrichtigungen mit anpassbaren Vorlagen
Projektbeschreibung:
Für den Deutschen Verband Ergotherapie e.V. entstand eine individuell entwickelte Plattform, die den jährlichen Ergotherapie-Kongress von der ersten Einreichung bis zum fertigen Programm begleitet. Sie verbindet Einreichung, Begutachtung, Programmplanung und Veröffentlichung wissenschaftlicher Kongressbeiträge auf einer gemeinsamen Basis. Ziel war es, nicht nur Abstracts zu sammeln, sondern die dahinterliegenden Prozesse – Erstellung, Abstimmung, Bewertung, Freigabe und Publikation – strukturiert und transparent abzubilden.
Referent:innen reichen ihre Beiträge über einen geführten Assistenten ein, speichern Entwürfe und verwalten Co-Autor:innen. Die Kongressleitung behält über rollenbasierte Zugänge den Überblick und steuert, wer welche Inhalte sieht und bearbeitet. Ein besonderer Schwerpunkt lag auf einer fairen, nachvollziehbaren Begutachtung: Beiträge werden anonym nach einem differenzierten Kriterienkatalog bewertet, Gutachter:innen können Befangenheit erklären, und erst angenommene Beiträge gelangen in die Bewertung.
Nach der Auswahl unterstützt das System die Sessionplanung mit Räumen und Zeiten und überführt die Ergebnisse in ein öffentliches, mobil optimiertes Programm. QR-Codes führen Besucher:innen direkt zur jeweiligen Session, und das vollständige wissenschaftliche Programm sowie Abstract-Zusammenfassungen lassen sich als druckfertige PDFs erzeugen. Da sich der Kongress jährlich wiederholt, ist die Plattform darauf ausgelegt, Jahr für Jahr denselben Ablauf verlässlich abzubilden – mit wiederkehrenden Rollen, Fristen und Bewertungsprozessen. So entstand eine zentrale Lösung, die komplexe akademische Abläufe übersichtlich zusammenführt, Abstimmungen vereinfacht und die verlässliche Durchführung des Kongresses nachhaltig unterstützt.
Da das AbstractFlow-Tool ein fimenintern genutztes Portal ist, veröffentlichen wir keinen Link.
