E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen vor 2027 vorbereiten sollten
Ab Januar 2027 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz verbindlich. Ein CRM, das Kunden, Projekte und Abrechnung verbindet, erleichtert die Umstellung. So lassen sich ausgehende und eingehende E-Rechnungen in bestehende Abläufe integrieren.
Welche Fristen gelten für die E-Rechnung?
Seit Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Die nächste Stufe betrifft Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz:
| Zeitpunkt | Bedeutung für Unternehmen |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. |
| Ab 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für erfasste inländische B2B-Umsätze, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt. |
| Ab 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht auch für die übrigen Unternehmen im Anwendungsbereich. |
Ausnahmen bleiben bestehen, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und bestimmte steuerfreie Leistungen. Privatkundengeschäfte fallen nicht unter diese B2B-Pflicht. Einen Überblick bietet das Finanzamt München.
Bis Ende 2026 sind weiterhin Papierrechnungen sowie mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen möglich. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich diese Übergangsregelung bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Kleinunternehmer müssen trotz ihrer Ausnahme bei der Ausstellung E-Rechnungen empfangen können. Für öffentliche Auftraggeber sind zusätzliche Regeln zu beachten. Details enthalten die FAQ des Bundesfinanzministeriums.
Was eine E-Rechnung von einer PDF unterscheidet
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Software automatisch verarbeiten kann. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzung nicht. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD in geeigneten Versionen und Profilen.
Für Unternehmen verändert sich damit der Qualitätsmaßstab: Neben der lesbaren Darstellung zählt, ob die Rechnungsdaten vollständig und im empfangenden System nutzbar ankommen.
Wie ein CRM die Rechnungsstellung erleichtert
Rechnungsadressen, vereinbarte Leistungen, Projektzeiten und Abrechnungsintervalle entstehen bereits vor der Rechnungsstellung. Werden diese Angaben in getrennten Anwendungen gepflegt, müssen Mitarbeiter sie zusammenführen und erneut kontrollieren. Dabei können veraltete Adressen, fehlende Leistungen oder Übertragungsfehler in die Abrechnung gelangen.
Ein CRM mit integrierter Abrechnung kann diese Daten im selben Arbeitsablauf zusammenführen. Freigegebene Leistungen lassen sich dem Kunden und Projekt zuordnen und für die Rechnungsstellung nutzen. Wiederkehrende Abrechnungen müssen dadurch nicht jeden Monat neu zusammengestellt werden.
bpCRM verbindet Kunden- und Projektverwaltung mit Zeiterfassung, Angeboten und Rechnungen. Unsere Lösung unterstützt E-Rechnungen nach ZUGFeRD und XRechnung, wiederkehrende Abrechnungen sowie eine DATEV-Anbindung für die Übergabe an die Buchhaltung. Auch eingehende E-Rechnungen lassen sich über das Fremdkostenmodul automatisiert einlesen und verarbeiten. So unterstützt bpCRM beide Seiten der Abrechnung und reduziert die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten.
Der Nutzen hängt dabei von der Einrichtung ab: Welche Leistungen werden wann abgerechnet? Wer prüft die Angaben? Welche Informationen benötigt die Buchhaltung? Erst wenn diese Fragen geklärt sind, wird aus der E-Rechnungsfunktion ein verlässlicher Ablauf.
Vier Aufgaben für die Umsetzung im CRM
1. Kunden- und Leistungsdaten prüfen
Legen Sie fest, wer Rechnungsadressen und abrechnungsrelevante Stammdaten pflegt. Prüfen Sie außerdem, ob Leistungsbeschreibungen und Projektzuordnungen vollständig sind. Gute Daten reduzieren spätere Rückfragen und Korrekturen.
2. Abrechnungsregeln und Freigaben festlegen
Unterscheiden Sie einmalige Leistungen, laufende Projekte und wiederkehrende Abrechnungen. Definieren Sie, wann eine Rechnung erstellt werden darf und wer sie freigibt. Beziehen Sie auch Berichtigungen in den Ablauf ein.
3. Die Übergabe an die Buchhaltung testen
Prüfen Sie mit repräsentativen Rechnungen den gesamten Weg von den Ausgangsdaten im CRM bis zur Übernahme in die Buchhaltung. Klären Sie, welche Belege und Buchungsinformationen übertragen werden und wie Fehler zurückgemeldet werden. Eine vorhandene Schnittstelle ersetzt diesen Test nicht.
4. Aufbewahrung und Zugriff organisieren
Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ende des Ausstellungsjahres. Grundlage ist § 14b UStG. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unverändert im Ursprungsformat erhalten bleiben. Ein Ausdruck allein genügt dafür nicht. Das erläutert das Finanzamt München.
Legen Sie deshalb fest, welches System die Aufbewahrung übernimmt und wie berechtigte Mitarbeiter auf die Rechnungen zugreifen können.
Fazit: E-Rechnungen in den CRM-Ablauf integrieren
Die E-Rechnungspflicht ist ein konkreter Anlass, die eigene Abrechnung zu überprüfen. Ein CRM mit passenden Rechnungsfunktionen kann vorhandene Kunden- und Leistungsdaten nutzbar machen und wiederkehrende Arbeit reduzieren.
Unternehmen sollten jetzt prüfen, welche Abrechnungsschritte ihr CRM bereits abdeckt, wo Daten fehlen und wie die Übergabe an die Buchhaltung funktioniert. Ein vollständiger Testlauf zeigt, welche Anpassungen vor dem jeweiligen Stichtag erforderlich sind.
